Audit des pratiques de projet, de contrats et d'achats (Contrats)
Une vue traçable de vos pratiques, présentable à votre direction, à votre client ou à son service Achats et Contrats.
En bref
- Résultat
- Une vue traçable de vos pratiques, présentable à votre direction, à votre client ou à son service Achats et Contrats.
- Idéal pour
- Chef de projet EPC (Engineering, Procurement, Construction, ingénierie, approvisionnement et construction), responsable contrats ou responsable achats qui prépare une revue interne, l'audit d'un donneur d'ordre ou le lancement d'une nouvelle affaire.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec écarts argumentés par rapport à vos procédures, aux exigences contractuelles et à celles du donneur d'ordre, et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux procédures et à un échantillon de dossiers de projet ou d'achat (planning, contrats, commandes, avenants), entretiens avec les équipes et les interfaces concernées.
- Durée et charge
- 5 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Préparer l'audit d'un donneur d'ordre sur les achats. Une ingénierie EPC apprend que son client va auditer ses achats sur le thème Contrats. L'audit relit en quatre jours un échantillon de dossiers de consultation, d'analyses d'offres et de commandes, relève les pièces manquantes et propose un plan d'actions traité avant la visite.
Nous auditons vos pratiques de projet, de contrats et d'achats sous l'angle du thème Contrats, sur les projets d'ingénierie, d'approvisionnement et de construction, où le planning, les contrats, les achats et les exigences du donneur d'ordre engagent chaque rang de la chaîne, souvent au-delà des frontières. Le périmètre est fixé avec vous : un projet en cours, une famille d'achats, un service Contrats ou une entité. Nous lisons les procédures, les plannings de référence, les contrats, les avenants, les dossiers de consultation et d'analyse des offres, puis nous échangeons avec les responsables contrats et avec les interfaces concernées : exploitant, sous-traitants, fournisseurs.
Les constats sont confrontés à vos règles internes, aux clauses du contrat et aux exigences du donneur d'ordre. Le rapport classe les écarts par gravité, en recherche les causes (information tardive, interface mal définie, outil mal paramétré) et propose un plan d'actions priorisé, avec un responsable et une échéance pour chaque action. Il est traçable et présentable à votre direction ou à votre client. Il ne vaut ni avis juridique ni attestation, et les décisions restent les vôtres.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité, d'accès au site et d'accueil sécurité.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Contrats, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Rapport d'audit avec écarts classés par gravité et causes identifiées
- Plan d'actions priorisé, avec responsables et échéances proposés
- Synthèse de restitution présentable à la direction de projet ou au donneur d'ordre
Format et charge : forfait, 5 à 12 jours. Idéal pour : chef de projet EPC, responsable contrats ou responsable achats qui prépare une revue interne, l'audit d'un donneur d'ordre ou le lancement d'une nouvelle affaire. Prérequis de votre côté : accès aux procédures et à un échantillon de dossiers de projet ou d'achat (planning, contrats, commandes, avenants), entretiens avec les équipes et les interfaces concernées.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Préparer l'audit d'un donneur d'ordre sur les achats
Une ingénierie EPC apprend que son client va auditer ses achats sur le thème Contrats. L'audit relit en quatre jours un échantillon de dossiers de consultation, d'analyses d'offres et de commandes, relève les pièces manquantes et propose un plan d'actions traité avant la visite.
Comparer les pratiques de trois agences
Une entreprise de maintenance industrielle constate que ses trois agences n'appliquent pas le thème Contrats de la même façon. L'audit compare leurs dossiers de projet, identifie les pratiques les plus solides et propose un référentiel commun, présenté à la direction.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Contrats dans l'industrie pétrolière, gazière ou minière, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, inspection de la DREAL (direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement) ou d'un organisme habilité, audit client ou arrêt programmé, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Contrats, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre donneur d'ordre. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'inspection de l'administration ni le contrôle d'un organisme habilité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Pouvez-vous prendre en charge des travaux de planification ou d'analyse d'offres pour notre projet ?
Oui, en assistance technique sur le thème Contrats, sous la responsabilité et l'encadrement d'Optédif, avec des livrables définis, au forfait ou en récurrent. La mission porte sur un périmètre, un livrable et un calendrier, par exemple un planning de référence ou une analyse d'offres, et non sur la présence d'une personne dans votre équipe. Nos intervenants restent dirigés par un responsable de prestation d'Optédif, qui vous rend compte chaque mois. Nous ne prêtons pas de personnel. Lorsque les données relèvent du contrôle des exportations ou d'une confidentialité renforcée, le cadre contractuel est défini avant tout démarrage.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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- Accompagnement d'une équipe projet ou d'un responsable (Contrats)
- Assistance technique en planification, contrats et achats (Contrats)
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